Agenda da Aula:
DEFINIÇÃO DE GED
COMO IDENTIFICAR SE SUA EMPRESA NECESSITA DE GED
COMO GERENCIAR O MUNDO DOCUMENTAL?
EVOLUÇÃO DO GED
TERMOS TÉCNICOS:
OCR
ESCANER
PLOTTER
CUSTOMIZAR
ECM
AUTO-CAD
TESAURO
O QUE É GED ?
Gerenciamento Eletrônico de Documento
OCR é um acrónimo para o inglês Optical Character Recognition, uma tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem, ou mapa de bits. Através do OCR é possível digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editável ( Wikipédia )
ESCANER -Scan é uma palavra inglesa que se refere a buscar (escanear, derivado do verbo inglês to scan, substantivo: scan = escaneamento) algo tanto no mundo físico e real como virtual. Neste contexto scan pode referir-se a:
plotters de impressão, dão saída como as impressoras desktop convencionais, utilizando programas específicos que aceitam arquivos convencionais de imagem como TIF, JPG, DWG, EPS e outros. Essas impressoras podem usar diversos suportes como papel comum, fotográfico, Pelicula, Vegetal, auto-adesivos, lonas e tecidos especiais.(Wikipédia )
O QUE É CUSTOMIZAR? Customizar é personalizar algo como, por exemplo, um chinelo do seu gosto, ou seja, customizar é personalizar algo de acordo com o gosto do cliente, do individuo.
ECM- Enterprise Content Management é o conjunto de tecnologias utilizadas para captar , gerenciar , armazenar , preservar e disponibilizar conteúdo e documentos relativos aos processos organizacionais. As ferramentas e estratégias de ECM permitem o gerenciamento das informações não-estruturadas da empresa , onde quer que tais informações se encontrem
PDF - Converta documentos do Word para PDF ou vice-versa com facilidade. O software realiza conversões de qualidade profissional, com suporte a compressão, mudança de resolução e multi-linguagem.
Auto-CAD- AutoCAD é um software do tipo CAD — computer aided design ou projeto com ajuda de computador - criado e comercializado pela Autodesk, Inc. desde 1982. É utilizado principalmente para a elaboração de peças de desenho técnico em duas dimensões (2D) e para criação de modelos tridimensionais (3D). Além dos desenhos técnicos, o software vem disponibilizando, em suas versões mais recentes, vários recursos para visualização em diversos formatos. É amplamente utilizado em arquitetura, design de interiores, engenharia mecânica, engenharia geográfica e em vários outros ramos da indústria. O AutoCAD é atualmente disponibilizado apenas em versões para o sistema operacional Microsoft Windows, embora já tenham sido comercializadas versões para UNIX e Mac OS. A partir da versão R14 (publicada em 1997) potencializa a expansão de sua funcionalidade por meio da adição de módulos específicos para desenho arquitetônico, SIG, controle de materiais, etc. Outra característica marcante do AutoCAD é o uso de uma linguagem consolidada de scripts, conhecida como AutoLISP (derivado da linguagem LISP) ou uma variação do Visual Basic.
TESAURO - Vocabulário controlado de termos
A evolução do GED - É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital. GED é formado pelas seguintes tecnologias: ·Document Imaging (DI) ·Document Management (DM) ·Workflow ·COLD/ERM ·Forms Processing ·RIM- Records and Infromation Management
Os principais benefícios que tem levado as organizações a implantarem estas tecnologias são:
• aumento de produtividade; • aumento de lucratividade; • melhoria e maior eficiência de seus processos; • atendimento à legislação; • redução de seus custos; • diferencial em relação à concorrência.
TEMPO DE GUARDA DE DOCUMENTOS
2 anos Aviso prévio, pedido de demissão, termo de rescisão de contrato.
3 anos
Cadastro geral de empregados e de desempregados, a contar da data de postagem.
5 anos
Recibos de pagamentos, recibos de adiantamentos, cartões, fichas ou livro de ponto, relações de contribuição sindical e assistencial, atestados médicos, solicitações de abono de férias, recibos de abono-gozo de férias, vale transporte e imposto de renda; guias de recolhimento sindical e assistencial (para contribuições descontadas e não há prescrição), folha de votação de eleição da CIPA, acordo de prorrogação de horas, acordo de compensação de horas, comprovante de entrega da comunicação de dispensa (CD), recibo de entrega do requerimento seguro-desemprego – SD, guias de recolhimento de impostos municipais, federais e estaduais (ISS, IPI e ICMS).
10 anos
Documentação sujeita à fiscalização do INSS : guias de recolhimento, de pagamento, atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário maternidade, recibos e fichas de salário família, PIS ( a contar da data prevista pra seu recolhimento, salário educação, documentos que envolvam propriedade/imóveis (por exemplo: contrato de compra e venda) de pessoas vivas.
20 anos
Qualquer contrato firmado entre duas pessoas físicas , desde que seja regulamentado pelo Código Civil. Dados obtidos nos exames médicos incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas que deverão ser registradas no prontuário clínico individual, o qual ficará sob a responsabilidade do médico coordenador do PCMSO até 20 anos após o desligamento do empregado.
30 anos Os documentos relativos ao FGTS.
Prazo indeterminado
• Livro diário (onde estão registradas todas as operações diárias de uma empresa),
• Ficha Patrimonial de Bens, (relação do que pertence aos sócios),
• Livro Razão,
• Contrato de Trabalho
• RAIS,
• Documentos que fazem parte de algum processo judicial ou fiscal em andamento devem ser guardados até a decisão da justiça,
• Livro de Inspeção do Trabalho, e aqueles que comprovem o tempo de serviço de empregados, ex-empregados, tais como a RAIS, fica ou livro de registro de empregados devem ser arquivados por prazo indeterminado.
Obs.: Contra o menores de 18 anos não ocorre prescrição.
DOCUMENTOS QUE NÃO TÊM VALOR LEGAL
Fax Não tem valor legal porque não é considerado um documentos oficial, mesmo com a logomarca da empresa e até assinatura de diretores. O papel usado para fax não tem durabilidade, e quando for necessário guardá-lo, deve-se tirar uma fotocópia do documento.
Pasta de multiuso
Usada par guardar qualquer tipo de papel que não se sabe a qualificação deles. Boa parte desses documentos poderias ser jogada fora sem qualquer prejuízo para a empresa, tais como: correspondencias, cópias de documentos, protocolos e até livros sem valor comercial e/ou fiscais.
Memorandos
É muito comum ver a empresas guardarem cópias ou original de memorando e até bilhetes recebidos e enviados. A coisa a fazer nestes casos, é avaliar o que realmente é importante arquivar.
O QUE FAZER QUANDO A EMPRESA PERDE UM DOCUMENTO?
Nestes casos não adianta ficar desesperado. A melhor atitude a tomar é fazer um anúncio com a declaração de extravio em um jornal que tenha uma grande tiragem. Simultaneamente comunicar à Receita Federal, à Junta Comercial, à Prefeitura da cidade ou qualquer órgão que tenha interesse pelo documentos perdido de Delegacia Regional do Trabalho.
Fonte IOB.
Base Legal - Digitalização
DECRETO N° 1.800 DE 30/01/1996 - Meios tecnológicos DNRC e Juntas Comercias
LEI 8.935, DE 18/11/1994. Artigo 41 - Notários e Oficiais de Registro.
LEI 9.503, DE 23/09/1997. Código de Trânsito .Documentos de Habilitação, Registro e Licenciamento de Veículos.
PORTARIA Nº 1.121, do Ministério do Trabalho, DE 8/11/1995. Artigo 1º Informatização dos registros de Empregados.
PARECER CEF/MEC N°016, de 1997 Define Normas para a simplificação dos registros e do arquivamento de documentos escolares.
PL N° 3.173-A, DE 1997 - PLS N°22 -Valor legal de documentos arquivados em meio eletrônico
Microfilmagem
LEI N° 5.433, DE 08 DE MAIO DE 1968 - Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.
DECRETO N° 1.799 DE 30/01/1996 - Regulamenta a Lei n.º 5.433, que regula a microfilmagem de documentos.
PORTARIA N° 58, DE 20/06/1996 - Registro da empresa públicas e privadas que utiliza sistema de microfilmagem junto ao Ministério da Justiça.
Documentos e Arquivos
Guarda de Documentos - quanto tempo devo guardar meus documentos. Um tabela simplificada com a temporalidade dos principais documentos de sua empresa.
LEI 6.546, de 04/07/78 - Regulamentação das Profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo.
RESOLUÇÕES DO CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos.
Decretos-Lei
Lei
Projetos de Lei do Senado Federal e Câmara dos Deputados
PL N° 1.713, DE 1996 - Acesso, responsabilidade e crimes em redes de computadores
PL N° 2.644 DE 1996 - Elaboração, o arquivamento e o uso de documentos eletrônicos
PL N° 3.173-A, DE 1997 - PLS N°22 - Documentos arquivados em meio eletrônico
PL N° 3.258, DE 1997 - Crimes perpetrados por meio de redes de informação
PL N° 3.943, DE 1997 - Abuso da informática e Código Penal
PLS N° 22, DE 1995 - Atribui valor jurídico à digitalização de documentos .
PLS N° 234, DE 1996 - Define crime contra a inviolabilidade de dados.
BOA LEITURA!
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